Работодатель – посредник между работниками и государственными учреждениями. Руководство обязано своевременно подавать сведения о сотрудниках в фонды. Одна из таких обязанностей – форма СЗВ, которая отражает страховой стаж.
Зачем нужна справка СЗВ?
Смысл формы – передать в Пенсионный фонд РФ информацию о страховом стаже сотрудников организации. Таким способом ПФР ведет учетную политику по работникам.
Справка была введена относительно недавно – в 2017 году. Новый формат пришел на смену старой справке РСВ-1, которая также фиксировала страховой стаж.
Последние изменения
Постановлением Правительства РФ в декабре 2018 года была утверждена новая форма документа. Теперь заполнять СЗВ-СТАЖ за 2019 год необходимо в соответствии с правилами, которые указаны в подзаконном акте.
Кардинальных изменений, которые касаются содержания документа, не произошло. Корректировки затронули только вводную часть. Если раньше надо было дважды прописывать информацию о страхователе, то теперь необходимо упомянуть данные только один раз.
Изменение не радикальное, но благодаря ему существенно снизилась нагрузка на информационные системы – надо обрабатывать меньше данных. Новый формат в целом выглядит компактнее и удобнее, чем предыдущий вариант.
Кто должен сдавать справку?
Законодательство оговаривает круг субъектов, которые обязаны сдавать СЗВ-СТАЖ. Утверждены также сроки сдачи СЗВ для организаций.
Всего две группы:
- юридические лица, которые имеют работников на основании трудового договора или подряда;
- индивидуальные предприниматели и самозанятые, которые привлекают других лиц на работу по договору.
Филиалы и подразделения также сдают документ.
Подача отчетности зависит от статуса работодателя:
- юридические лица – по месту регистрации;
- ИП – по месту жительства;
- филиалы и подразделения – по месту нахождения.
Ключевое условие, которое обязывает субъекта бизнеса подавать акт – уплата страховых взносов за наемных работников. Это прямая обязанность, за неисполнение которой предусмотрена ответственность.
Правила заполнения формы СЗВ
Документ имеет четкую структуру и содержание. Для простоты разберем пример заполнения СЗВ-СТАЖ.
Правила к технике письма:
- только ручка черного цвета, красный и другие цвета недопустимы;
- ошибка или опечатка автоматически ведет к заполнению акта с нуля;
- используются только заглавные буквы;
- текст подписывается руководителем субъекта предпринимательства.
Документ состоит из пяти разделов:
- информация о страхователе;
- отчетный период;
- периоды работы застрахованных работников;
- начисленные взносы;
- уплаченные взносы.
Сведения о страхователе включают в себя номер ПФР, ИНН, КПП и краткое название организации или ИП. Если после заполнения остались пустые ячейки, то они зачеркиваются. У ИП нет КПП, поэтому строчку следует оставлять пустой.
Отчетный период представлен одной строчкой, куда заносится календарный год. Третий раздел «Периоды работы» представлен таблицей, в которой должны быть отображены личные данные работника. Указывается СНИЛС, окончание и начало трудовой деятельности. Если сотрудник работал весь год, то указывается начало и конец года соответственно.
Четвертый и пятый разделы заполняются только на тех работников, которые выходят на пенсию.
Отдельного внимания заслуживает вопрос «нулевой» СЗВ. Новый формат подразумевает хотя бы одну заполненную строчку, поэтому при отсутствии работников необходимо вписать в таблицу сведения о руководителе предприятия. В случае с ИП предприниматель прописывает данные о себе.
ОДВ-1: особенности заполнения
Перед подачей основной справки, потребуется также заполнить форму ОДВ-1 к СЗВ-СТАЖ. Документ по большей части дублирует содержание главного акта. Бумага предназначена для обобщения предоставленных сведений. Количество разделов и заполняемая информация аналогичны справке о страховом стаже.
Образец формы СЗВ
Документ должен содержать только достоверные сведения. Ложная информация может привести к ответственности по закону. Чтобы не сделать ошибок при заполнении рекомендуется предварительно просмотреть типовой образец.
По примеру данного образца необходимо заполнить пустой бланк. Акт составляется в одном экземпляре. Организация или предприниматель могут сделать копии, если потребуется, но выдавать информацию они могут только по лицам, которые указаны в содержании.
В таблицу можно вносить сведения обо всех лицах, за исключением случаев увольнения.
Сроки сдачи справки
Государством установлен строгий срок сдачи отчета СЗВ. Работодателю необходимо подавать бумагу один раз в год не позднее 1 марта. Действует следующее правило: информация текущего года подается в следующем. Таким образом, отчет за 2018 год подается не позднее 1 марта 2019 года.
Существуют ситуации, когда отчет заполняется досрочно. На практике распространены следующие случаи:
- оформление пенсии;
- увольнение;
- ликвидация предприятия или ИП.
Если работник собирается выйти на пенсию, то работодатель обязан предоставить отчетность в трехдневный срок с момента подачи просьбы.
При увольнении справка выдается в тот же день. Правило распространяется и на случаи ликвидации организации или прекращения деятельности ИП.
Просрочка срока отправки отчетности грозит штрафом в размере от 30 до 50 тысяч рублей. В интересах бизнеса своевременно подавать нужную информацию, чтобы не иметь проблем с законом.
