Служебная записка используется для уведомления уполномоченного лица о наличии какой-либо проблемы на производстве и необходимости принятия мер для ее устранения. Также может играть роль напоминания, если решение проблемы откладывалось ранее. К практике обмена служебными записками прибегают сотрудники компаний с большим рабочим штабом.
Назначение служебной записки
Служебные записки составляются в осведомительных целях. Содержание записки выполняет следующие функции:
- знакомит получателя с существующими проблемами, предлагает пути их решения;
- может отображать ожидаемый отправителем результат обращения;
- позволяет выявить проблему и согласовать пути ее решения.
К составлению записки прибегают при необходимости фиксирования факта обращения к другому сотруднику (в случае неполадок, инцидентов на производстве). Этим работник зафиксирует факт обращения по определенной проблеме, что освободит его от ответственности.
Следует написать записку в случае, если сотрудник не может устранить проблему самостоятельно в силу сложившихся обстоятельств. При этом нужно учитывать, что документ ни к чему не обязывает, и адресат может не откликнуться на записку. Если же адресат берет ликвидацию проблемы на себя, это освобождает отправителя от ответственности.
Виды служебных записок
Зачастую служебные записки носят объяснительный характер. Существуют и другие разновидности служебных записок, к которым можно отнести следующие:
- Докладная. Пишется непосредственным начальником отправителя как ходатайство перед вышестоящим руководством фирмы. Если сотрудник от собственного лица пишет записку о повышении, то она будет считаться докладной;
- Аналитическая. Отображает профессиональное мнение о проблеме и путях ее решения;
- Объяснительная. Отображает неисправность, причины ее возникновения и предложения по ликвидации;
- Пояснительная. Составляется для упрощения восприятия информации и играет роль приложения к остальным видам служебных записок. Также может составляться как пояснение к прилагающейся к записке документации, или как приложение к бухгалтерской отчетности.
Вышеперечисленная документация носит исключительно информационно-справочный характер, поэтому не может отображать какие-либо распоряжения или обязательства.
Такой вид производственной коммуникации обеспечивает обмен информации внутри крупных компаний. Применяется для связи между сотрудниками и для общения с руководством. Может обеспечить обмен информацией между головным офисом и отделениями.
Служебная записка о повышении в должности требует отдельного рассмотрения. Данный документ также несет только информативную нагрузку и ни к чему не обязывает руководителя. В отличие от докладной записки, составляется непосредственным начальником сотрудника, и является своего рода ходатайством о сотруднике перед руководителем.
Документ несет в себе информацию о стремлении сотрудника к повышению. Записка составляется на следующих основаниях:
- Увеличение рабочего стажа сотрудника в компании;
- Приобретение определенных навыков и опыта;
- Прохождение обучения или окончания высшего образования;
- Повышение квалификации;
- Наличие трудовых отличий.
Документ должен состоять из нижеуказанных пунктов:
- Инициалы и должность адресата. Заполняется в правом верхнем углу;
- Наименование документа и регистрационный номер;
- Заголовок. Раскрывает тему письма. Ставится в родительном падеже;
- Основания для обсуждения повышения сотрудника;
- Инициалы, должность и подпись отправителя.
Правила составления
Законодательством РФ не установлена определенная форма служебной записки. Поэтому форма написания остается условно свободной. В отдельных случаях бланк служебной записки
устанавливается внутри организации и включает в себя следующие данные:
- Название фирмы;
- Указание вида документа (служебная записка);
- Данные отправителя и адресата;
- Тема документа;
- Номер документа и дата составления.
Существуют общие требования к содержанию:
- В правом углу справа требуется указать инициалы получателя и его должность;
- Наименование документа и его номерное обозначение;
- Суть проблемы;
- Варианты устранения неполадок;
- Инициалы и должность отправителя.
Правила составления служебных записок:
- Стиль. При составлении таких бумаг используется официально-деловой стиль написания;
- Текст. Следует избегать сложных речевых оборотов. Излагать суть проблемы ясно и четко;
- Подпись автора и регистрация. Данные бумаги закрепляются подписью, после чего их регистрируют в реестре, куда также вносятся докладные и объяснительные. Для их отличия, помимо порядкового номера, нередко используют буквенные обозначения, в данном случае – СЗ;
- В составе записки должны отображаться мотивы составления;
- В главной части должна обозначаться проблема и на что она может повлиять. Автор может внести предложения по решению ситуации;
- В заключающей части записки автор может сформулировать ожидаемый им результат обращения.
Для установления факта отправки записки, необходимо запросить уведомление о прочтении. Так вы можете доказать, что отправили письмо в нужное время и проверить, прочитал его адресат или нет.
Образцы служебных записок
Служебные записки играют важную роль в предприятиях крупного масштаба. Они облегчают взаимодействие сотрудников из разных отделов предприятия, помогают решать производственные, трудовые и хозяйственные вопросы фирмы.
Любой сотрудник может направить записку другому сотруднику, в чьи обязанности входит решение описываемой проблемы.
