Как правильно написать служебную записку?

0
99

Служебная записка используется для уведомления уполномоченного лица о наличии какой-либо проблемы на производстве и необходимости принятия мер для ее устранения. Также может играть роль напоминания, если решение проблемы откладывалось ранее. К практике обмена служебными записками прибегают сотрудники компаний с большим рабочим штабом.

Назначение служебной записки

Служебные записки составляются в осведомительных целях. Содержание записки выполняет следующие функции:

  • знакомит получателя с существующими проблемами, предлагает пути их решения;
  • может отображать ожидаемый отправителем результат обращения;
  • позволяет выявить проблему и согласовать пути ее решения.

К составлению записки прибегают при необходимости фиксирования факта обращения к другому сотруднику (в случае неполадок, инцидентов на производстве). Этим работник зафиксирует факт обращения по определенной проблеме, что освободит его от ответственности.

Следует написать записку в случае, если сотрудник не может устранить проблему самостоятельно в силу сложившихся обстоятельств. При этом нужно учитывать, что документ ни к чему не обязывает, и адресат может не откликнуться на записку. Если же адресат берет ликвидацию проблемы на себя, это освобождает отправителя от ответственности.

Виды служебных записок

Зачастую служебные записки носят объяснительный характер. Существуют и другие разновидности служебных записок, к которым можно отнести следующие:

  • Докладная. Пишется непосредственным начальником отправителя как ходатайство перед вышестоящим руководством фирмы. Если сотрудник от собственного лица пишет записку о повышении, то она будет считаться докладной;
  • Аналитическая. Отображает профессиональное мнение о проблеме и путях ее решения;
  • Объяснительная. Отображает неисправность, причины ее возникновения и предложения по ликвидации;
  • Пояснительная. Составляется для упрощения восприятия информации и играет роль приложения к остальным видам служебных записок. Также может составляться как пояснение к прилагающейся к записке документации, или как приложение к бухгалтерской отчетности.

Вышеперечисленная документация носит исключительно информационно-справочный характер, поэтому не может отображать какие-либо распоряжения или обязательства.

Такой вид производственной коммуникации обеспечивает обмен информации внутри крупных компаний. Применяется для связи между сотрудниками и для общения с руководством. Может обеспечить обмен информацией между головным офисом и отделениями.

Служебная записка о повышении в должности требует отдельного рассмотрения. Данный документ также несет только информативную нагрузку и ни к чему не обязывает руководителя. В отличие от докладной записки, составляется непосредственным начальником сотрудника, и является своего рода ходатайством о сотруднике перед руководителем.

Документ несет в себе информацию о стремлении сотрудника к повышению. Записка составляется на следующих основаниях:

  • Увеличение рабочего стажа сотрудника в компании;
  • Приобретение определенных навыков и опыта;
  • Прохождение обучения или окончания высшего образования;
  • Повышение квалификации;
  • Наличие трудовых отличий.

Документ должен состоять из нижеуказанных пунктов:

  • Инициалы и должность адресата. Заполняется в правом верхнем углу;
  • Наименование документа и регистрационный номер;
  • Заголовок. Раскрывает тему письма. Ставится в родительном падеже;
  • Основания для обсуждения повышения сотрудника;
  • Инициалы, должность и подпись отправителя.

Правила составления

Законодательством РФ не установлена определенная форма служебной записки. Поэтому форма написания остается условно свободной. В отдельных случаях бланк служебной записки
устанавливается внутри организации и включает в себя следующие данные:

  • Название фирмы;
  • Указание вида документа (служебная записка);
  • Данные отправителя и адресата;
  • Тема документа;
  • Номер документа и дата составления.

Существуют общие требования к содержанию:

  • В правом углу справа требуется указать инициалы получателя и его должность;
  • Наименование документа и его номерное обозначение;
  • Суть проблемы;
  • Варианты устранения неполадок;
  • Инициалы и должность отправителя.

Правила составления служебных записок:

  • Стиль. При составлении таких бумаг используется официально-деловой стиль написания;
  • Текст. Следует избегать сложных речевых оборотов. Излагать суть проблемы ясно и четко;
  • Подпись автора и регистрация. Данные бумаги закрепляются подписью, после чего их регистрируют в реестре, куда также вносятся докладные и объяснительные. Для их отличия, помимо порядкового номера, нередко используют буквенные обозначения, в данном случае – СЗ;
  • В составе записки должны отображаться мотивы составления;
  • В главной части должна обозначаться проблема и на что она может повлиять. Автор может внести предложения по решению ситуации;
  • В заключающей части записки автор может сформулировать ожидаемый им результат обращения.

Для установления факта отправки записки, необходимо запросить уведомление о прочтении. Так вы можете доказать, что отправили письмо в нужное время и проверить, прочитал его адресат или нет.

Образцы служебных записок

Служебные записки играют важную роль в предприятиях крупного масштаба. Они облегчают взаимодействие сотрудников из разных отделов предприятия, помогают решать производственные, трудовые и хозяйственные вопросы фирмы.

Любой сотрудник может направить записку другому сотруднику, в чьи обязанности входит решение описываемой проблемы.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here