Приказ о приеме на работу — это документ, согласно которому осуществляется прием на работу новых сотрудников. Руководители компаний имеют право самостоятельно разработать форму документации или использовать существующие шаблоны. Главным условием является указание в документе основных реквизитов — название документа, дата оформления, реквизиты организации, данные работника и руководителя. Документ должен быть заверен подписью.
Основания для издания приказа о приёме
Приказом о приеме на работу подтверждается принятие нового сотрудника, которому будут обеспечены все трудовые условия и оговоренная заработная плата. Он издается на основании трудового договора, в котором перечислены все права и обязанности сторон, в соответствии с ч. 1 ст. 68 ТК РФ.
Законодательство устанавливает:
- Официальное трудоустройство работника;
- Приказ издается на основании подписанного трудового договора;
- Соответствие условий трудового договора по отношению к приказу;
- Ознакомление сотрудника с приказом под роспись в течение 3-х дней с того момента, как он приступил к своим обязанностям.
Заявления о приеме на работу, записки и другие внутренние документы не являются основанием для составления приказа. Если руководитель хочет ссылаться в приказе на какие-либо внутренние документы, то необходимо внести дополнительную графу в установленную форму приказа.
Издание приказа о приеме на работу является основанием для того, чтобы закрепить за специалистом рабочее место. Одновременно с этим, на его основании оформляют все необходимые документы для приема на работу сотрудника:
- Запись в трудовой книжке;
- Внесение в штатный список;
- Заполнение личного дела и т.д.
Приказ — это начальная точка, с которой начинается трудовая деятельность человека на новом рабочем месте. И он должен быть оформлен согласно всем нормам законодательства.
Если работнику не был предоставлен приказ о принятии на работу в течение установленного законом времени, то это может служить основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. Это регламентируется ст. 5.27 ТК РФ.
Формы документов
Работодателям разрешена самостоятельная разработка форм документации для трудоустройства сотрудников или же использование единого шаблона — формы Т-1 или Т-1а.
Форма приказа Т-1 оформляется при принятии на работу одного работника, а форма Т-1а — при найме группы работников. Обычно, работодатели предпочитают оформлять в кадровом документообороте единые утвержденные бланки, так как они содержат необходимые реквизиты и просты в оформлении.
Правила составления приказа
Важно правильно оформить все надлежащие документы для приема сотрудника на работу, так как их тщательно проверяет Государственная инспекция труда и другие специализированные службы. Также, они подлежат проверкам при возникновении трудовых споров и претензий.
Предпочтительней всего оформлять работников по единой, государственно установленной, форме бланков, так как при проверках эта форма не вызывает вопросов и претензий. Она содержит все необходимые данные, что облегчает проверку в бухгалтерии, экономическом и юридическом отделах. Если форма приказа разрабатывается самостоятельно, то она требует согласования с юридическим отделом и профсоюзным комитетом.
Образец приказа о приеме на работу должен содержать следующие сведения, без которых является недействительным:
- Наименование документа;
- ФИО принимаемого сотрудника;
- Должность работника;
- Название отдела или подразделения организации;
- Порядок оплаты и ее размер;
- Испытательный срок и его условия, если он предусмотрен;
- Реквизиты трудового договора;
- Дата, с которой оформляется на работу сотрудник;
- Иные сведения по инициативе работодателя;
- Дата, подпись, расшифровка руководителя и работника.
Такая структура документа относится и к свободной форме, и к утвержденным единым формам Т-1 и Т-1а. Одним приказом можно оформлять по той же схеме группу сотрудников. В конце документа каждый из группы работников расписывается, подтверждая ознакомление с приказом. Реквизиты документа указываются в трудовой книжке.
Заполнение приказа по форме Т-1 — это практически перенос информации из трудового договора.
Пошаговое заполнение:
- Заполняется шапка документа. Указывается название организации и код ОКПО.
- Вносятся идентификационные данные сотрудника, название подразделения, должность, условия, характер работы, оклад и т.д., согласно трудовому договору.
- Присваивается номер, который должен совпадать с номером трудового договора. Подписывает директор или лицо, ответственное за прием на работу сотрудников.
- Ознакомить сотрудника с приказом в течение трех дней.
- Документ следует подшить и зарегистрировать.
Особенности приказа о приеме несовершеннолетних
Если на работу планируется принять лицо, не достигшее совершеннолетия, то в его оформлении есть некоторые нюансы. Их необходимо учесть работодателю во избежание привлечения к административной ответственности.
В соответствии со ст. 63 ТК РФ, оформление и прием на работу сотрудников возможен только при достижении 16 лет. Но, есть исключения для лиц, которым 14 лет. Это возможно при условии, что работа будет несложная, с учетом свободного, от школьных занятий, времени.
Важно уточнить, что ст. 63 ТК РФ не обязывает работодателя принимать на работу лиц, которые не достигли совершеннолетия. С письменного подтверждения родителей, он лишь вправе предоставить им рабочее место.
Законодательство внесло отдельные поправки для данной категории лиц. К ним относят:
- Проверка навыков в испытательный период;
- Психологическая устойчивость и нагрузка;
- Ограниченный срок работы;
- Реализация легкого труда.
Чтобы трудоустроить несовершеннолетнего гражданина, необходимо получить следующие бумаги:
- Удостоверение личности, принимаемого на работу, лица;
- Письменное согласие родителей или опекунов;
- Открыть трудовую книжку, если несовершеннолетний раньше не работал;
- Форму, подтверждающую, что лицо подлежит призыву на военную службу, если гражданину исполнилось 17 лет.
Образец приказа о приёме на работу сотрудника
Если руководитель организации устанавливает самостоятельно форму документа о приеме на работу сотрудников, то он должен соблюдать структуру, утвержденную законодательством во избежание судебных споров и разногласий.
Но, исходя из юридической практики, лучше пользоваться установленными едиными государственными формами Т-1 и Т-1а.
Дополнительные документы к приказу
Для того чтобы не возникло вопросов и препятствий при трудоустройстве, помимо основных документов работника (паспорт, военный билет, заявление о приеме на работу), возможно предоставление дополнительных документов:
- Квалификационные, предполагающие наличие рекомендаций и характеристики с предыдущих мест работы. Сюда же относятся резюме. В отдельных случаях, при приеме на работу резюме является обязательным;
- Финансовые документы — предполагают различные справки и подтверждения заработной платы с предыдущих мест работы;
- Льготные документы определяют наличие детей, иждивенцев и другие аспекты, которые по закону регулируют налогообложение и льготы по месту работы. Согласно предъявленной документации такого рода, возможно обеспечить более легкие трудовые условия, госвыплаты и иные привилегии.
Есть отдельные категории граждан, которые обязаны предоставить новому работодателю ряд документов. К такой категории граждан могут относиться госслужащие, которые обязаны оповестить бывшего работодателя о новом месте работы, опираясь на ст. 64.1 ТК РФ. Также, к такой категории относятся иностранные граждане, которым необходимо оформить разрешение на работу.
Регистрация приказов и срок хранения
Все документы и приказы необходимо регистрировать в производственном и в электронном журнале, а также подшивать экземпляры в общую и персональную папку сотрудника.
Учетом документов могут заниматься следующие лица:
- Кадровик;
- Бухгалтер;
- Главный менеджер;
- Другое лицо, которое назначил работодатель.
Во всех носителях документации необходимо указывать следующее:
- Дату издания нормативного акта;
- Номер документа;
- Дату регистрации.
Каждый год, нумерация в журнале начинается заново. Предыдущие сведения и документы не аннулируются.
Приказы о приеме на работу, а также сопутствующая документация должна храниться на протяжении 75 лет. В этом случае, не имеет значение существует организация или уже нет. Это регламентируется Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.
