Документы при увольнении: от работодателя, от работника

Процесс увольнения подчиненного – процедура, которая требует соблюдения определенной формальности. Руководитель предприятия обязан оформить приказ об увольнении, предоставить сотруднику необходимые выплаты, а также заполнить и выдать ему трудовую книжку. Помимо этого, при дальнейшем трудоустройстве трудящемуся могут потребоваться другие документы, которые работодатель организации обязан ему выдать.

Как правило, если существует необходимость в обозначенных документах, то трудящийся направляет в отдел кадров предприятия соответствующее заявление. На протяжении трех дней с момента, когда заявление было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции, руководитель компании обязан предоставить подчиненному по его запросу следующие акты:

• Копии приказов о найме на работу, увольнении, переводах;
• Выписки из личного дела;
• Справки о заработной плате и премиальных выплатах;
• Информацию о взносах на социальное страхование.

Согласно 62 статье Трудового кодекса Российской Федерации, сотрудник имеет право не обозначать цели использования указанных документов.

Перечень документов от работника

Законодательство Российской Федерации запрещает прекращать трудовые отношения, не имея на это законных причин. Третий пункт 77 статьи Трудового кодекса России гласит, что руководство может потребовать от работника документы, подтверждающие причины расторжения трудового договора.

Список документов, которые должен предоставить подчиненный для увольнения по собственному желанию:

• Заявление – является основным документом, полагаясь на который работодатель вправе выполнять установленную цепочку действий, требуемую для расторжения трудовых отношений. Подчиненный должен обозначить в содержании обращения, что не желает продолжать трудиться в данной организации, а также указать причину и дату увольнения;
• Медицинская справка. Представленный документ необходим в тех случаях, когда трудящийся увольняется с предприятия по причине неудовлетворительного состояния здоровья. Обозначенная медицинская справка предоставляется руководителю компании вместе с заявлением, в котором указана просьба о расторжении трудового договора по собственному желанию. На основании представленной справки сотрудники бухгалтерии могут произвести правильный расчет денежных средств. Например, если трудящийся отсутствовал на рабочем месте обозначенный период времени, на протяжении которого он был в больнице, то при предоставлении данного справочного документа, время, когда работник не был на работе, не будет засчитано как прогул. Помимо этого, если подчиненный получил травму во время, когда выполнял свои трудовые обязанности или же ухудшение его состояния здоровья является следствием того, что он работает во вредных условиях, то направив работодателю медицинскую справку, доказывающую это, он может рассчитывать на компенсационные выплаты со стороны руководителя предприятия;
• Дополнительная документация, которая может потребоваться при увольнении, от работника. К примеру, если основанием для увольнения является поступление в высшее учебное заведение, сотрудник должен предоставить руководителю предприятия определенную справку, подтверждающую это. Представленная документация позволит подчиненному уволиться без необходимости отрабатывать двухнедельный период.

Таким образом, в зависимости от причин расторжения трудового договора может потребоваться перечень дополнительных документов, которые служат основанием для предоставления льгот, компенсационных выплат, премий или других привилегий.

Список документов от работодателя

Для получения определенных справок, сотрудник должен оформить заявление, в котором указать просьбу о получении нужного ему документа. Однако существует ряд документации, которая выдается подчиненному при увольнении в обязательном порядке.

Документы, которые выдаются работнику при увольнении:

• Дубликат приказа об увольнении;
• Трудовая книжка;
• Информация по взносам во внебюджетные фонды и о стаже трудящегося.

Согласно положениям 62 и 84.1 статьи Трудового кодекса Российской Федерации, сотрудники имеют право потребовать при увольнении у руководителя предприятия предоставления личных документов, не разъясняя работодателю о дальнейшем их предназначении. К таким документам относятся копии разных кадровых приказов, личные выписки из дела, справки о заработке и взносах во внебюджетные фонды — для фонда социального страхования.

Какие справки при увольнении должен выдать работодатель?

Правила при предоставлении сотруднику документов при увольнении:

• Все документы предъявляются трудящемуся строго под роспись;
• Акты выдаются даже в том случае, если подчиненный еще не вернул предприятию принадлежащее ему имущество и не направил отделу кадров компании заполненный надлежащим образом обходной лист;
• Процесс предъявления документов должен быть завершен не позднее трех дней с момента увольнения;
• Если даже подчиненный не смог прийти в отдел кадров организации за документами, то по истечении трехдневного срока все запрашиваемые акты направляются сотруднику заказным письмом. Помимо актов прилагается их опись.

Необходимо отметить, что заявление на выдачу документов и их дубликатов, которое направляется сотрудником при увольнении в отдел кадров предприятия, оформляется в свободной форме. Положения законодательства Российской Федерации не содержат унифицированной формы заявления.

Полный список документации, которая предоставляется руководителем организации при увольнении, по запросу подчиненного:

Справка 2-НДФЛ

Представленная справка содержит информацию о величине заработка, который трудящийся получал на протяжении одного года, а также о размере налоговых отчислений. Согласно 230 статье Трудового кодекса Российской Федерации, директор учреждения выдает работнику справку 2-НДФЛ при увольнении только в той ситуации, если подчиненный указал это в своем заявлении.

Справка для расчета пособий от Фонда социального страхования

Обозначенная справка предоставляется трудящемуся в обязательном порядке. Выдача данного документа работнику обязательна вне зависимости от того, оформил ли он соответствующее заявление или нет. Представленный акт содержит информацию о совокупной величине дохода увольняемого за последние два года, а также сведения о величине взносов по социальному страхованию.

Помимо этого, в данной справке указывается количество дней, которые увольняемый работник находился на больничном отпуске или отдыхе по уходу за ребенком, что привело к предоставлению им неполной заработной платы. В некоторых ситуациях подчиненному предоставляются две справки, в одной из которых указываются сведения о доходах за год и величина отчислений в Фонд социального страхования. Вторая справка содержит информацию о количестве дней, когда работник не получал полную заработную плату.

Справка для Центра занятости

Если после увольнения трудящийся желает оформиться в Центре занятости населения, то ему необходимо запросить у руководителя предприятия справку о его среднем заработке. Период расчета равен последним трем месяцам работы гражданина. Составляется представленный документ на основании заявления, которое предоставляется увольняемым трудящимся в отдел кадров компании.

Документы учета в Пенсионный фонд Российской Федерации

Пенсионный фонд Российской Федерации ведет персонифицированную регистрацию трудящихся. При этом в день увольнения каждый работник должен получить от руководителя компании справку, которая содержит информацию об объеме денежных взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации. Представленный документ в обязательном порядке представляется подчиненному. Акт выдается сотруднику даже без направления работодателю соответствующего заявления.

Необходимо добавить, что вышеуказанные документы выдаются только при увольнении по собственной инициативе и по желанию руководителя организации. При отказе работодателя предоставить необходимые акты, он может быть привлечен к административной ответственности — приостановление деятельности предприятия на три месяца, а также штрафные санкции в следующем размере:

• От 1 000 до 5 000 – для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц;
• От 30 000 до 50 000 – для юридических лиц.

Журнал учета полученных работником документов

Все предоставляемые подчиненному справки при увольнении выдаются ему строго под роспись.

Письменное свидетельство трудящегося может быть составлено несколькими способами:

• Расписка, подтверждающая тот факт, что при увольнении сотрудник получил документ;
• Роспись подчиненного в оригинале справки, которая останется на предприятии;
• Роспись в специализированном журнале учета предоставленных справок при увольнении.

Последний способ является самым удобным и эффективным, поскольку:

• Нумерация актов позволяет работодателю в любой момент узнать, сколько документов уже было выдано работникам;
• Легкость поиска информации о любой справке;
• Невозможность регистрации акта задним числом.

Положения законодательства Российской Федерации не содержат унифицированной формы журнала регистрации выданных при увольнении справок трудящимся. Однако документ должен содержать следующую информацию:

• Порядковый номер;
• Дату предоставления акта;
• Фамилию, имя и отчество увольняемого работника;
• Вид документа;
• Содержание акта в кратком виде;
• Подпись заявителя.

Скачать образец

Зачастую журнал регистрации документов, предоставляемых при увольнении, ведется сотрудниками отдела кадров предприятия, однако такая обязанность может быть поручена и специалисту по делопроизводству.