Штатное расписание компании является одним из обязательных документов, который должен быть у каждого предприятия. В качестве бланка можно воспользоваться формой Т-3, а можно разработать собственную, построив её под особенности вашей деятельности (для ООО ДНР, строительной компании, гостиницы, школы, МВД РФ, детского сада, кафе, дошкольного образовательного учреждения, ресторана, ЧОП, ЖКХ, МОУ СОШ общеобразовательной школы, сельскохозяйственного предприятия).
Штатное расписание на 2018 год, как составить — правила
Штатное расписание заполняется уполномоченным на это работником. Для этих целей существует унифицированная форма Т-3.
В нем указывается следующая информация:
- название подразделений компании;
- названия всех должностей, специальностей и разрядов, а также общая численность;
- перечень сотрудников, в том числе указание сотрудников с неполными ставками;
- оклад (без НДФЛ), заработная плата;
- размеры надбавок и сумма, выделяемая каждый месяц на оплату труда.
Названия подразделений прописываются по степени важности. К примеру, сначала руководство, затем производственный персонал, а в конце обслуживающий персонал.
Графу «Профессия» следует заполнять в соответствии со специальными справочниками и классификатором должностей.
Приказ о введении штатного расписания издается в обязательном порядке руководителем, если правовой устав не предусматривает иное.
Оформление производится в свободной форме и в нем указываются данные об ответственных лицах за составление и сроки издания.
Более того, документ обязательно должен утверждаться руководителем. Он несёт ответственность за деятельность, поэтому проверяет правильное заполнение, как сделана расстановка персонала, что меняется и так далее.
Форма Т 3, что такое — образец
Штатное расписание является организационно-распорядительным документом, в котором отражена структура организации, вписан список должностей количеством и размером оклада. Кроме того, в нем указываются надбавки и доплаты для конкретных должностей, возможные в рамках политики компании. При этом это касается не отдельных работников, а количества должностей и окладов по ним.
Приказ об утверждении штатного расписания на 2018 год — образец
После составления новое штатное распоряжение должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными сотрудниками руководящих должностей. После этого оно направляется на рассмотрение к главному бухгалтера и руководителю кадровой службы.
На следующем этапе издается приказ руководителя об утверждении нового расписания. Каких- то особенных требований к приказу законодательство не предъявляет, поэтому кадровые работники оформляют документ в произвольной форме.
После того, как приказ издается, в самом штатном постановлении проставляется дата и номер.
Изменение штатного расписания
Рано или поздно любому кадровику приходится сталкиваться с необходимостью внесения изменений . К примеру, нужно ввести новую штатную единицу или подразделение, либо сократить имеющееся, либо произошло понижение сотрудника в должности, изменился главный заработный фонд, организационный состав и так далее. Все эти ситуации необходимо предвидеть заранее и следить за любыми изменениями на предприятии или в компании, так как их своевременное внесение в этот документ позволит избежать хаоса и неразберихи.
Сделать это можно двумя способами:
- 1. Изменить само расписание, то есть создать новое со следующим порядковым номером.
- 2. Изменить действующее.
Все изменения подтверждаются приказом, после чего можно производить корректировку. В нем должны быть указаны основания для внесения изменений.
Каких-либо определённых нормативов по поводу периодичности обновления расписания не существует. Следовательно, делать это следует только в случае необходимости.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание образец 2016
Приказ о внесении изменений оформляется на типовом бланке и в нем должны быть указаны следующие реквизиты:
- название организации;
- тип документа;
- дата и номер регистрации;
- место издания;
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- гриф с надписью «Утверждено»;
- визы согласования в конец.
Как мы уже говорили, он составляется в свободной форме, также как любой другой приказ или пояснительная записка.
Согласовывать приказ следует с главбухом и руководителем. После того, как приказ будет издан, можно вносить изменения.
Изменение штатного расписания в связи с исключением должностей
Исключить должность или целое подразделение из штатного расписания можно только при сокращении персонала. Для этого сначала издается приказ о внесении изменений, удаляется должность и утверждается новый документ. Для этого соблюдается определённый порядок действий.
Для начала организации следует составлять структурный список работников, чтобы предприятие не уволили важных сотрудников.
Исключить определенную позицию из структуры предприятия можно только при возникновении определённых условий (кризис, смена условий труда рабочих и так далее). Если проводятся мероприятия по сокращению персонала, то увольняемого сотрудника нужно предупредить за два месяца.
Составьте приказ. В нем укажите причину издания, какой случай наступил, что организация и её руководитель должны проводить сокращение производственного персонала. В распорядительной части необходимо прописать наименование должности, которая должна быть исключена. Заверьте документ.
Произведите необходимые изменения в действующем штатном расписании, но не удаляйте коды должностей и структурных подразделений.
После этого поставьте приказ о мероприятиях по сокращению. В нем нужно указать не только исключаемые должности, но и конкретных сотрудников. Заверьте документ и ознакомьте с ним увольняемых специалистов.
Введение новой должности
Сегодня многие компании по причине небольших размеров возлагают на одного сотрудника несколько функций разных специалистов. Но у каждого работника должны быть свои функции.
Эффективное управление персоналом является основой работы малых предприятий, поэтому в связи с увеличением работников управляющей структурой вводятся новые должности. Чтобы ввести новую должность в структуру предприятия, требуется:
- составить приказ о внесении изменений в расписание;
- внести изменения;
- составить должностную инструкцию для нового работника.
В соответствии с новой должностной инструкцией, работник выполняет каждую свою обязанность. О любом изменении, к примеру, переименование должности, его должны ознакомить под роспись.
Приказ о сокращении должности в штатном расписании
Сокращение численности работников также является одной из причин внесения изменений. В данном случае исключается отдельная единица из штата, тогда как сокращение штата предусматривает удаление должностей в целом.
Работников об увольнении следует предупреждать не позднее, чем за два месяца. Соответственно новое расписание вводится в действие через два месяца после составления. Наличие такого документа может стать подтверждением, что компания не располагает свободными рабочими местами.
Стоит сказать, что любое измененное сведение в структуре численности должно вноситься в данный акт в соответствие с законодательством. Должный формат компания либо использует общий или разрабатывает свой.
Сколько должно храниться штатное расписание на предприятии?
Росархивом были установлены определённые сроки хранения всех типовых документов для управления персоналом. В соответствии с ними штатное расписание должно сохраняться три года, начиная с года, когда положение утратило силу.
