В некоторых случаях заявление является простой формальностью, которая не требует соблюдения строгих норм оформления. Однако зачастую грамотно составленный документ может сыграть решающую роль в процессе оформления на работу, получении оплачиваемого отпуска, при взятии кредита или во время выписки справки из налоговой. Некоторые ситуации требуют оформления заявлений в установленной форме, однако в подобающем большинстве случаев допустимо произвольное оформление с соблюдением общего плана документа.
Основания для составления заявлений
Заявлением считается письменное обращение некого гражданина к представителю государственного учреждения, а также к юридическому или физическому лицу. Юридическая сила официального документа может быть только у заявления, которое оформлено в соответствии с условиями и нормами составления документов подобного рода в данной конкретной ситуации. Все виды заявлений представляют собой просьбу о чем бы то ни было. Это может быть постановка на учет, увольнение, регистрация брака, отпуск и так далее.
Как правило, в государственные учреждения вместе с заявлением необходимо подавать пакет запрашиваемых в данной инстанции документов.
Основные виды заявлений:
- Заявление при приеме на работу;
- Заявление на отпуск;
- Заявление на увольнение;
- Заявление на получения паспорта;
- Заявление на регистрацию ИП, или индивидуального предпринимателя.
Письменная форма является обязательным требованием. Для рассмотрения в государственном учреждении любой просьбы необходим законодательно подтвержденный документ. Кроме того, в ответ на прошение подобного рода выдают справку, которая подтверждает, что заявитель действительно обращался в рассматриваемое учреждение.
Порядок составления заявления
Оформление подобающего большинства заявлений проводится в соответствии с единой стандартной формой. Она предполагает оформление на бумаге формата А4. Документ может быть написан от руки пастой синего или черного цвета либо набран заявителем на компьютере, после чего распечатан на принтере.
В некоторых ситуациях рассматриваемое учреждение предоставляет собственные специализированные бланки для заявлений. Подобные бланки выдают заявителю, например, во время оформления загранпаспорта или при регистрации индивидуального предпринимателя.
Как бы не было составлено заявление, от руки или с помощью компьютера, подпись заявителя является его обязательным элементом. Без подписи у заявления не будет юридической силы.
Общие правила оформления заявлений прописаны в Федеральном законе от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ».
В соответствии с требованиями закона, заявление должно иметь пять обязательных частей:
- Фамилия, имя, должность заявителя и адресата заявления. В некоторых случаях — название учреждения. Эту часть еще называют «шапкой» документа;
- Название документа;
- Официально сформулированная просьба или предложение;
- Полная дата (число, месяц и год) написания заявления;
- Роспись составителя.
Правый верхний угол: об адресате и заявителе
В правом верхнем углу заявления, или «шапке» документа, требуется указать установленные данные о составителе и об адресате.
Необходимая информация об адресате:
- Наименование учреждения;
- Название должности получателя;
- Фамилия, имя или инициалы получателя.
Стоит иметь в виду, что фамилию, имя и должность получателя необходимо писать в дательном падеже. Например, «начальнику департамента Семеновой М.С.».
Необходимая информация о заявителе:
- Фамилия, имя или инициалы заявителя;
- Должность заявителя;
- Название отдела, в котором работает заявитель.
Стоит иметь в виду, что фамилия, имя и должность заявителя должны быть указаны в родительном падеже. Например, «от дизайнера отдела рекламы Ивлеевой А.Н.».
Наименование документа
Написать наименование документа можно тремя способами:
- Слово «заявление» можно писать строчными буквами с абзаца слева и с точкой на конце. Использующие такой формат заявители рассматривают обращение в «шапке» как начало предложения, а слово «заявление» как его конец;
- Слово «Заявление» можно писать посередине строки, с большой буквы и без точки на конце. В данном случае слово «Заявление» представляет собой заголовок, к которому применяются стандартные требования, то есть заглавная буква и отсутствие точки на конце;
- Слово «ЗАЯВЛЕНИЕ» можно писать посередине строки без точки и прописными буквами. Как правило, такой вариант по большей части используется во время печати заявлений на компьютере.
Формулировка просьбы, жалобы или предложения
Формулировка просьбы, жалобы или предложения приходится на основную часть заявления, которая начинается с нового абзаца. Каждый документ примечателен собственной четко сформулированной целью, и именно в этой части расписываются требования составителя.
Строгих установленных правил для оформления текста основной части заявления не предусмотрено. Предложения должны быть последовательными и связанными между собой. Если документ является просьбой в адрес представителей определенного учреждения, будет не лишним написать определенные аргументы. Следует также избегать двусмысленных и противоречивых выражений, лучше писать в лаконичном, официальном стиле. В случае необходимости можно написать о наличии важных документов и добавить их к заявлению.
Дата составления и подпись
Обычно подпись и дату составления документа указывают под основным содержанием заявления, отступая одну строку. Также возможен вариант оформления документа с датой составления в левой части документа. Подпись составителя является строго необходимой. Это актуально даже в том случае, если заявление было напечатано на компьютере, а затем распечатано на принтере. Без подписи заявителя у документа не будет никакой юридической силы.
Образцы заявлений
Особенности подачи заявлений
При оформлении и последующей подаче заявления необходимо следовать определенным нормам, а также обратить внимание на некоторые особенности, без учета которых рассматриваемый документ не будет считаться юридически значимым и принят к рассмотрению:
- Соблюдение структуры документа. Необходимые пять элементов заявления: шапка, где нужно указать имя и фамилию адресата и составителя, их должности и название учреждения, наименование документа, основная часть, дата написания и подпись составителя;
- Особое внимание к содержанию и оформлению документа. Писать лучше в строгом и официальном стиле, необходимые моменты лучше указывать прямо, избегая двусмысленности;
- Каждую новую мысль или аргумент лучше начинать с новой строки;
- Крайне важный и необходимый элемент заявления — подпись составителя. Документ можно написать вручную или набрать на компьютере, но подпись следует ставить в обоих случаях. Без нее у документа не будет никакой юридической значимости.
